Функции: • организация работы руководителя (и его заместителя) по вопросам подготовки деловых поездок и встреч (билеты, размещение в гостинице, трансфер, страховки), планирование его рабочего времени в календаре, прием посетителей; • подготовка проведения заседаний и совещаний, проводимых руководителем (и его заместителем): сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, оформление протоколов заседаний и совещаний (при необходимости); • организация телефонных переговоров руководителя (и его заместителя), прием звонков, в случае отсутствия руководителя (его заместителя) - запись полученной информации, передача и прием информации по факсу, своевременное доведение до сведения руководителя (и его заместителя) информации, полученной по каналам связи; • переписка с иностранными партнерами; • переводы документов по требованию руководителя (протоколы собраний, договоры, письма и проч.); • подготовка конкурсной документации и участие в тендерах (перевод тендерной документации для белорусских/иностранных партнеров); • визовая поддержка: подготовка и оформление ходатайств в посольства для руководителя/сотрудников компании и иностранных партнеров с целью получения визы, оформление пакетов документов для получения виз; • подготовка проектов деловых писем, телеграмм и иных документов, направляемых сторонним организациям; • ведение делопроизводства (подготовка документов в бумажном и электронном виде в соответствии с утвержденной номенклатурой (составление описей), обеспечение их сохранности и сдача в архив; • контроль своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю (и его заместителю) на подпись, обеспечение их качественного редактирования; • контроль за исполнением работниками компании изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя компании (и его заместителя), взятых на контроль; • подготовка аналитических, информационно-справочных материалов (таблицы, отчеты в 1С, презентации), поиск нормативных документов по требованию руководителя (и его заместителя); • организация работы по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя компании (и его заместителя); • выполнение различных операций с применением оргтехники (распечатка, сканирование, копирование); • отправка документов курьерской почтой. В случае отсутствия секретаря ресепшен выполняла его функции: • регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции; • прием и распределение входящих звонков с помощью офисной АТС; • снабжение офиса канцтоварами, водой, хоз. товарами и проч.; • отправка почтовой корреспонденции; • поддержание порядка и жизнедеятельности офиса; • прием посетителей. Достижения: • способствовала поддержанию позитивного имиджа фирмы путём эффективного делового взаимодействия с клиентами и партнёрами компании; • оперативно и своевременно выполняла задачи руководителя (и его заместителя); • одновременно исполняла обязанности секретаря приемной руководителя и секретаря заместителя руководителя; • проработала в группе компаний «Белфарм» практически 13 лет, в течение которых усложнялся функционал и расширялся круг обязанностей, от приема звонков до выполнения обязанностей непосредственно помощника руководителя (и его заместителя).